Tools sind nette kleine Programme, derer wir uns als tägliche Werkzeuge bedienen können, um uns das Leben zu vereinfachen und den Arbeitsablauf zu verbessern. Heute würden wir dies wohl als Prozessoptimierung bezeichnen. Diese Tools sind zumindest in einer Basisversion in der Regel kostenfrei erhältlich. Diese Version wird in den meisten Anwendungsfällen auch völlig ausreichen. Bei intensivem Gebrauch kann es später vielleicht Sinn machen, für das ein oder andere Tool etwas Geld zu bezahlen, wenn man sich damit angefreundet hat.

Am Anfang würde ich jedoch empfehlen, erst einmal nach meinem gerne zitierten Motto zu verfahren: “einfach mal machen”. Ladet Euch die angesprochenen Tools herunter und testet sie eine Weile.

Die folgenden 5 Tools nutze ich nahezu täglich und ich kann mir ein Arbeiten ohne diese kleinen Helfer kaum noch vorstellen. Ich nutze übrigens keine Affiliate-Links, werde von keinem dieser Anbieter bezahlt und stehe auch sonst in keinerlei Beziehungen zu den Unternehmen 😉

Mit Feedly den Überblick behalten

Es gibt eine Fülle von Nachrichtenportalen, Blogs und interessanten Menschen auf Twitter, die uns gute Informationen über aktuelle Gesundheitsthemen liefern können. Ihr könnt selbstverständlich bei vielen Webseiten einen Newsletter abonnieren, dem Blog oder den sozialen Medien folgen, aber das ist am Ende doch alles recht umständlich, um sich einen schnellen Überblick über aktuelle Veröffentlichungen zu verschaffen. Feedly ist ein tolles Tool, um die von Euch bevorzugten Kanäle zu bündeln und Euch übersichtlich zusammenzustellen. Darüberhinaus liefert Euch Feedly aber auch noch weitere nützliche Möglichkeiten.

Themenfindung mit Feedly

Wenn Ihr online eine gewisse Sichtbarkeit aufbauen wollt, werdet Ihr langfristig nicht daran vorbeikommen, auch über Dinge zu schreiben, die für Eure Positionierung wichtig sind. Ihr müsst in die digitale Kommunikation mit Euren potentiellen Kunden übergehen. Wenn Ihr z.B. auf der Webseite Eurer Apotheke einen kleinen Blog erstellen möchtet, der auf aktuelle Gesundheitsthemen eingeht, dann müsst Ihr selbstverständlich wissen, was überhaupt aktuelle Themen sind und ein Gefühl dafür bekommen, was Ihr schreiben könnt. Feedly hilft Euch dabei, den Überblick über sämtliche interessante Quellen zu behalten. Einmal eingerichtet liefert Euch dieses Tool einen täglichen News-Stream aller eingepflegten Quellen.

 

Feedly_Screenshot, Der Digitale Apotheker
Feedly_Screenshot, Der Digitale Apotheker

Weitere Funktionen von Feedly

Feedly kann nicht nur über den Browser Eures Desktops sondern auch bequem per App auf Eurem Smartphone eingerichtet werden. Ist unser Smartphone doch mittlerweile das Gerät (Device), das wir am häufigsten verwenden. Ich informiere mich mittlerweile fast ausschließlich nur noch über mein Smartphone, da es so unheimlich praktisch ist, nicht nur in der Bahn, auch in der Kaffeeküche oder an allen anderen Orten, wo einem halt gerade kein PC zur Verfügung steht.

Mit Trello den Überblick über Eure Themen behalten

Die Zeiten sind längst vorbei, in denen wir uns einen klassischen Einkaufszettel geschrieben haben oder aber eine Themenliste für unsere kommenden Blogartikel oder Social-Media-Beiträge. Trello hilft Dir dabei, Deine Projekte zu organisieren, ganz ohne Post-It-Erinnerungen oder unnötige Emails an eingebundene Mitarbeiter oder Kollegen. Denn Trello hält Euch alle auf einem Stand und Ihr könnt Informationen unkompliziert untereinander austauschen.

So nutze ich Trello in meinem Team

Beim Überfliegen des Newsfeeds in Feedly kommt mir eine gute Idee für einen Blogartikel. In einem Kommentar zum neuesten YouTube-Video auf meinem Kanal gerne gesund lese ich einen interessanten Themenwunsch aus meiner Community. Während den letzten Tagen in der Apotheke bekomme ich mit, dass ein Thema gerade im Trend ist und viele Kunden beschäftigt. Würde ich all diese Dinge nicht unmittelbar festhalten, wären viele Ideen für den nächsten Beitrag und somit wertvoller Content sicherlich wieder vergessen. Trello hilft mir dabei, dass dies nicht passiert. All diese Themenideen pflege ich hier rasch mittels der App auf meinem Smartphone in ein Arbeitsbrett (Board) ein.

Meine Mitarbeiter können dieses Board selbstverständlich ebenfalls einsehen. Sie können hier eigene Ideen ebenfalls festhalten, Sie können sich aber auch Themen auswählen, und diese bearbeiten. Dafür ziehen Sie das Thema aus der “Ideensammlung” in ihren “Bearbeitungsstatus”. So weiß jeder, dass dieses Thema in Arbeit ist und demnächst zur Veröffentlichung zur Verfügung steht.

#der digitale Apotheker, Trello
Trello – Screenshot meines gerne gesund-Boards

Mittlerweile habe ich noch einen weiteren Zwischenschritt in unsere redaktionelle Arbeit eingeführt. Neue Themen in der “Ideensammlung” werden vor der weiteren Bearbeitung erst auf Relevanz im Netz geprüft und in “niedrige”, “mittlere” und “hohe Relevanz” eingestuft. Dies hat den großen Vorteil, dass wir uns in erster Linie mit den Themen beschäftigen, die höchstwahrscheinlich auch von vielen Menschen gelesen oder gesehen werden. Denn schließlich ist das am Ende das Ziel, was wir mit unserer Arbeit verfolgen sollten: Relevanz, Reichweite und Aufbau einer größeren Community, die uns folgt und auf neue Beiträge von uns wartet.

Interessantes einfach abspeichern mit Pocket

Wer kennt das nicht? Du sitzt abends gemütlich auf dem Sofa und surfst in Ruhe durch das Netz. Dort stößt Du automatisch auf interessante Artikel, lässt Dich durch die Verlinkungen weiter treiben und kommst zu dem Entschluss, dass Du das ein oder andere noch einmal in Ruhe lesen und ausarbeiten möchtest. Jetzt kannst Du natürlich weiterhin kompliziert mit Lesezeichen arbeiten, damit Du die Seiten zu einem späteren Zeitpunkt findest. Oder DU benutzt ab sofort Pocket.

Pocket ist das Tool, um interessante Seiten direkt beim Surfen durch nur einen Klick zu speichern und mit Schlagworten abzulegen. Es ist selbstverständlich ein webbasierter Dienst und Du kannst ihn auch auf mobilen Geräten mittels App nutzen. Pocket ist in der Basisversion kostenlos und ich kann nur anraten, dieses Tool einmal auszuprobieren.

Pocket - Tool der digitale Apotheker
Pocket auch auf dem Smartphone

Ich nutze Pocket sehr gerne bei diversen Recherchearbeiten, egal ob beruflich oder privat. Häufig stoße ich auf Artikel, bei denen ich mir vorstellen kann, dass sie später einmal relevant sein könnten und ich die Informationen brauchen könnte. Mit einem passenden Schlagwort kann ich mir auf diese Weise viel Arbeit ersparen, und brauche später nur noch in mein Pocket zu schauen und mir alle abgelegten Seiten mit dem passenden Schlagwort herauszusuchen.

Pocket ist auch hervorragend in Kombination mit Feedly nutzbar! Es ist empfehlenswert, alle interessanten Links bei Pocket abzulegen, statt die Speicherfunktion bei Feedly zu nutzen. Hat man dadurch doch alle interessanten Artikel in einem Tool gebündelt. Pocket ist natürlich auch aus den sozialen Netzwerken heraus nutzbar.

 

Mit Lastpass alle Passwörter im Griff

Heute brauchen wir für alle möglichen Zugriffe einen Account mit entsprechenden Anmeldedaten. Es ist grundsätzlich überhaupt keine gute Idee, auf allen Plattformen das gleiche Passwort zu nutzen. Datendiebstähle sind sehr häufig auf mangelhafte Passwörter zurückzuführen. Es ist ratsam, hier besonders aufmerksam zu sein.

Gehörst Du auch noch zu den Menschen, die ihre Passwörter in Notizbüchern notieren? Das war ursprünglich ja mal eine gute Sache, ist heute aber doch ziemlich unpraktisch. Bist Du doch immer auf dieses Büchlein angewiesen. Mit einem cleveren Passwortmanager kannst Du Dir viel Arbeit ersparen. Lastpass ist genau so ein Manager.

Lastpass bietet Dir nicht nur zufällig generierte Passwörter an, es fragt Dich auch selbstständig, ob das festgelegte Passwort gespeichert werden soll, wenn die Anmeldeseite  zu einem früheren Zeitpunkt noch nicht in dem Tool abgelegt wurde. Lastpass füllt sogar die entsprechenden Anmeldefelder selbstständig aus, so dass Dein Arbeiten mit den diversen Plattformen eine ganz neue Qualität erhält und Du deutlich effizienter bist.

Darüberhinaus gibt es selbstverständlich auch für Lastpass eine App für mobile Geräte, so dass Du all Deine Anmeldedaten auf allen Geräten dabei hast und nirgends auf den den Service verzichten musst, denn daran wirst Du Dich sehr schnell gewöhnen. In der Basisversion ist Lastpass ebenfalls kostenlos und in der Regel solltest Du damit sehr gut zurecht kommen.

Mit Buffer Deine Sozialen Netzwerke bespielen

Wenn Du in den sozialen Netzwerken aktiv bist oder sie zukünftig aktiver auch für Deine Apotheke nutzen möchtest, macht es Sinn, dass Du Deine Inhalte (Content) vorplanen kannst. Dies kannst Du bei Facebook zwar ebenfalls tun, bei anderen Kanälen aber wiederum nicht. Außerdem ist es sehr umständlich, wenn Du mehrere Kanäle öffnen musst, um die Inhalte dort einzupflegen. Buffer hilft Dir dabei, dass Du dies mit wenigen Handgriffen, im Voraus und für die gängigen Plattformen erledigen kannst.

Du kannst bei Buffer nicht nur die Regelmäßigkeit Deiner Veröffentlichungen (Posts) einstellen, sondern Du kannst Dir von Buffer sogar eine Vorgabe geben lassen, zu welchen Zeitpunkten eine Veröffentlichung voraussichtlich am sinnvollsten ist, damit Dein Post von möglichst vielen Menschen gelesen wird. Hast Du dies einmal eingestellt, brauchst Du Deinen „Puffer“ eigentlich nur noch mit Inhalten zu füllen. Das können eigene Inhalte sein, wenn Du z.B. einen eigenen Blog schreibst oder eigene Grafiken erstellst und mit einem Text veröffentlichen möchtest.

Tools - Buffer, 5 Werkzeuge, die Euch den Alltag erleichtern
Buffer – Vorplanung für Social Media leicht gemacht.

Buffer erleichtert Dir das Teilen

Du kannst Buffer darüberhinaus auch hervorragend nutzen, um interessante Fremdbeiträge, die Dir beim Surfen über den Weg laufen, zu teilen. Dies hat den großen Vorteil, dass Du nicht innerhalb kurzer Zeit mehrere Posts absetzt, weil Du gerade einmal 20 Minuten durchs Netz streifst und einige interessante Artikel entdeckt hast. Wenn Du diese bei Buffer platzierst, teilt das Tool die Beiträge automatisch zu den von Dir voreingestellten Zeiten und Du erscheinst über den Tag verteilt regelmäßig im Newsfeed Deiner Follower.

Für die gängigen Browser, wie Chrome, Firefox, Safari & Co., gibt es Erweiterungen für Buffer, so dass Du das Tool beim Surfen noch einfacher verwenden kannst. Ich bin ein großer Freund von Buffer und möchte dieses wertvolle Tool nicht mehr missen. Ich nutze es zur kompletten Vorplanung meiner Veröffentlichungen in den sozialen Netzen, wie Facebook, LinkedIn, Instagram, Twitter und Pinterest und schaffe es mit Hilfe von Buffer, dass auf allen Kanälen mindestens täglich eine Veröffentlichung stattfindet.

Buffer gibt es ebenfalls in einer kostenlosen Basisversion, die für den Start absolut ausreichend ist. Ich zahle mittlerweile etwas Geld für eine erweiterte Version, um u.a. die Möglichkeit zu haben, Beiträge effizienter vorzuplanen und die Texte zu individualisieren.